Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) zwingt auch den Vertrieb, seine firmeninternen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Besonders betroffen von den Auflagen sind die Kaltakquise per Telefon und Mail sowie das Email-Tracking, um Informationen für den gezielten Umgang mit einem Lead oder Kontakt zu sammeln.

So müssen Vertriebsmitarbeiter bei diesen Tätigkeiten künftig vor allem drei DSGVO-Schlüsselrichtlinien für die Verarbeitung personenbezogener Daten beachten. Erstens sollten sie nur noch Kundendaten sammeln, die sie wirklich benötigen und für die ein legitimer Grund zur Verarbeitung existiert.

Zweitens sollten sie den Ansprechpartnern transparent kommunizieren, welche ihrer Daten aus welchen Gründen wie gehandhabt werden. Wünscht eine Kontaktperson Zugriff auf die eigenen Daten, muss dieser gewährt werden, ebenso hat auf Wunsch eine Löschung zu erfolgen.

Drittens verlangt die DSGVO, alle personenbezogenen Daten sicher aufzubewahren und zu löschen, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Dies setzt starke Passwörter, Zugangskontrollen und die branchenüblichen technischen Sicherheitsmaßnahmen voraus.

Auf gekaufte Kontaktlisten verzichten 

Obwohl nach aktuellem Stand die Telefonakquise weiterhin statthaft ist, sollte jeder Vertriebsmitarbeiter Zeit und Dauer eines Anrufs künftig genau festhalten. Auch vermerkt werden sollte, ob die angerufene Person damit einverstanden ist, ein weiteres Mal kontaktiert zu werden. Noch mehr Vorsicht ist bei der Kaltakquise per Mail geboten. Obwohl Direktmarketing Unternehmen einen rechtmäßigen Grund bietet, Daten zu sammeln, werden deren Interessen immer mit dem Recht des Gegenübers auf Datenschutz und Privatsphäre abgewogen. Als Konsequenz daraus sollte auf gekaufte Kontaktlisten künftig verzichtet werden, mit Ausnahme von Mailings an Kunden, deren Mailadressen ein Vertriebsmitarbeiter bei einem früheren Verkauf erhalten hat. Solange diese Personen nicht ihr Einverständnis zurückziehen, dürfen sie auch weiterhin angeschrieben werden.

Offener Umgang mit Email-Tracking

Als besonders heikel gilt das Tracken von Mails, um herauszufinden, wie eine kontaktierte Person mit den erhaltenen Informationen umgeht. Um drohende Bußgelder zu vermeiden, sollten Unternehmen mit dem Thema Tracking von Anfang an offen und ehrlich umgehen und sich bei den Kontaktpersonen eine explizite Einverständniserklärung dafür einholen.

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